Личный пример для финансового директора
Когда мы, можно сказать, заново ставили учет в уже работающей компании, пришли к такому осознанию проблемы. Для того, чтобы компания получала отчет Баланс из программы, для чего собственно и нужна двойная запись, необходимо на начало (точка отсчета) этот Баланс восстановить. Что это значит? Нужно провести инвентаризацию всего в компании, поставить на учет и получить первоначальный баланс.
Что такое это «все» в компании, которая работает уже несколько лет. Это основные средства, все товары, материалы, незавершенное производство, деньги в кассах и на расчетных счетах, деньги в пути (например, инкассация, расчеты покупателей электронными картами), все взаимоотношения с поставщиками и покупателями. И это только активы.
Еще нужно инвентаризировать раздел Пассивы – кому и сколько должна компания.
А теперь представьте масштабы этих работ для компании с миллионными оборотами и ресурсы, которые должны быть в этом задействованы. И вся эта задача осложняется тем, что пока вы считаете одно, другое продолжает жить и работать и меняет свои значения. Таким образом идеальная схема выглядит следующим образом: какая-то группа лиц ночью, либо первого января – в любое время, когда не работает компания, проводит инвентаризацию всего вышеперечисленного, вводит первоначальные остатки в базу данных учетной программы. Далее в первый рабочий день приходят все остальные сотрудники и удивляются, начиная работать в новой программе. Заметьте, неплохо было бы этих сотрудников обучить заранее.
Возникает вопрос: «Кто же эта группа Бэтменов и сколько их должно быть?». И после мучительного поиска ответа возникает предательская мысль отказаться от первоначальной жесткости в учете, пренебречь двойной записью, установить программу для работы пользователей – так называемого «фронт-офиса», а с учетом разобраться попозже когда-нибудь.
Вот и мы пошли таким ошибочным путем. У нас все осложнялось тем, что на одних и тех же складах лежал товар и собственный и данный нам на консигнацию. Иногда этот товар был с одними и теми же артикулами – т.е. «невооруженным» взглядом неразличим. И поскольку ситуация была критической – старая программа уже просто была не в состоянии поддерживать необходимую мощность, было принято решение ставить новую программу. Все немногочисленные силы учетного и IT-отдела бросили на насущный процесс обучения пользователей и выстраивание в программе адекватного нашим бизнес-задачам документооборота. При таком решении наш программист был вынужден отключить в программе двойную запись и, соответственно, отчет Баланс.
В этой кризисной ситуации мы думали, что восстановить жесткость учета мы сможем позже, постепенно все пересчитав и поставив на учет на начало периода (т.е. на момент запуска новой программы).
Результат – мы «худо-бедно» сохранили информацию о наличии денег и товара, но пренебрегли ее достоверностью.
Время шло, бизнес развивался, задачи у учетного отдела постоянно возникали новые. Речь о качественном учете все время «висела в воздухе», но откладывалась «на потом».
И вот когда возникла потребность сделать управленческие отчеты для банка с целью получения кредита, свели баланс ручным способом» и увидели, что он не сходится.
Мы проверили все статьи операционных затрат, остатки на складах и быстро поняли, что дело не в них. Где конкретно искать ошибку, было не понятно, потому что отсутствовала двойная запись.
К сожалению, включить двойную запись в уже действующем предприятии легче сказать, чем сделать. Мы опять вернулись к исходной точке.
И снова стал вопрос, что нужно провести инвентаризацию всех активов и пассивов компании, разделить на свое и чужое. Затем каждую хозяйственную операцию нужно выразить в том числе через бухгалтерские статьи, которые в дальнейшем позволят получить точный результат.
Это труд не одного месяца и не одного человека. В этом должны быть задействованы практически все сотрудники:
Кладовщики считают товар, менеджеры сверяются с контрагентами, кассиры считают деньги, бухгалтера все данные правильно отражают в базе данных.
И в этой ситуации не обойтись без одной единственной головы, которая всей этой логикой будет управлять. Этот сотрудник не обязательно знает подробно все тонкости процесса инвентаризаций, сверок и т.п., но он имеет целостное представление о конечной картинке. Чаще всего, это финансовый директор. Это может быть главный бухгалтер, директор или просто финансовый аналитик. В каждой компании должность может быть своя. Главное требование к этому сотруднику, чтобы он одинаково хорошо разбирался как в финансовых отчетах, так и в бизнес-моделях, а кроме того имел полномочия ставить задачи участникам проекта и контролировать их выполнение.
Чтобы я сделала по-другому:
- усилила бы просветительскую работу собственника о критической необходимости постановки жесткого учета;
- предложила бы восстановление учета выделить в отдельный проект и поставить его в приоритет Компании на какое-то время (от полугода до года);
- описала бы проект с указанием необходимых ресурсов – программных, человеческих, временных и т.д.;
- в случае необходимости, привлекла бы внешние ресурсы на ограниченное время (например, компании, которые занимаются инвентаризациями, доработкой программ и т.д.);
- начинала бы заниматься всем этим как можно раньше.
Чем дольше живет компания без нормального учета, тем сложнее его восстанавливать.