Рубрика: Двойная запись

Преамбула  (зачем это нужно)

В бухгалтерии есть такие загадочные понятия, как «Двойная запись», «Проводка», «Бухгалтерские счета». И тот, кто пытался приблизиться к разгадке этих слов, начинал ощущать, что бухгалтера – это боги. И как только разговор об учете заходит на бухгалтерское поле, у непосвященных срабатывает защитный механизм и отпадает желание разбираться во всех этих перипетиях с дебетом, кредитом, сальдо и «сторно». А некоторые недальновидные представители бухгалтерского рода, продолжают нагнетать и активно пользуются в разговоре с руководителем набором своих терминов, наводя на него ужас и прибегая к легкому шантажу. Нечто похожее встречается в поведении IT-специалистов. И те, и другие сотрудники пользуются вашей неосведомленностью чтобы приводить в трепет перед их квалификацией.

И у руководителя возникает предательская мысль любой ценой избавиться от этой недоступной «теории черных дыр», а построить учет по аналогии со своей амбарной тетрадкой, электронной табличкой, чем-то уютным, домашним. Он тоже человек со множеством менеджерских забот и не намерен перегружать свою жизнь высоким штилем бухгалтерских понятий и принципов.

И это почти эмоциональное состояние руководителя мешает ему принять правильное решение о построении учета. Да, конечно, на бухгалтерских отчетах в чистом виде компанией управлять невозможно, но отдельные его принципы не лишены гениальности и пренебрегать ими не стоит. Тем более, если понимать физический смысл понятий и вещей, то в них нет абсолютно ничего сложного.

Вот, на пример – принцип двойной записи. Впервые его описал еще итальянский монах Лука Пачоли в XV веке. И если не углубляться в лекцию бухгалтера о дебете, кредите и самолетиках, а просто понять, что это принцип сохранения, переложенный на язык учета, то смысл легко проясняется.

Если вы «классический предприниматель» и начали свою деятельность без учетной программы, то сначала двойная запись была в вашей голове. Вы связывали две записи в книге учета в одну операцию.

Пример:

1. Потратил из кассы 100 единиц на покупку товара
2. Оприходовал на склад товара на 100 единиц денег.

Логично предположить, что «тетради» у предпринимателя две – одна для учета денег, другая для учета товара. Поэтому две этих записи присутствуют совершенно отдельно в каждой из тетрадей, и только мозг предпринимателя помнит, на уровне своих нейронных связей, что между этими записями есть отношения.

Пока движение в компании небольшое и операции несложные, то ничего нет страшного, если эти две записи не связаны между собой. Они скорее всего не потеряются. И когда предприниматель захочет свести баланс своей деятельности до и после описанной операции, он увидит, что «до» у него было в активе 100 единиц денег, а «после» – деньги уменьшились на 100, зато появился товар на 100. И все сошлось.

Но вот представим себе, что деятельность компании уже не так примитивна, что одни сотрудники (например, закупщики), договариваются с поставщиком о сложных схемах поставок, другие сотрудники (бухгалтера) платят деньги, а третьи приходуют товар (кладовщики). И все эти транзакции разорваны во времени, и уже не существует человека, который держит в уме последовательность всех операций. Думаю, не сложно представить, что «некоторая» информация может быть потеряна. Если не выстроена система учета, то можно нечаянно забыть отразить оплату, либо отнести ее на счет другого поставщика, либо потеряется товар, а потом неизвестно чей опять найдется. Таких историй можно рассказать множество.

И баланс вашей компании не сойдется.

Не нужно думать, что это проблема лишь только вашего бухгалтера. Бухгалтер поменять работу может, а вы компанию – не всегда.

И то, что у бухгалтера «не сходится баланс», может означать, что вы совсем ничего не знаете об истинном состоянии своей компании. И даже если отличие на одну единицу, это может быть минус 1000 в прибыли и плюс 999 в товарных остатках. Все, что угодно. Лишь только когда идеально сходятся отчеты, вы можете быть уверенными, что данные, на основании которых вы принимаете решения, правильные.

А теперь представим себе, что будет, если прибыль, которую вы увидели в отчете, не соответствует действительности в худшую сторону (на самом деле она ниже). Вы видите, какой у вас отличный рентабельный бизнес, понимаете, что, взяв кредит и расширив бизнес, сможете не только отдать проценты по кредиту, но еще и неплохо заработать, а в реальной жизни все получается несколько иначе. И мы даже не говорим о рисках, которые несет в себе рынок, мы просто опираемся на неверные данные на старте принятия решения. И это вам сильно повезет, если кредитный инспектор попадется дотошный, найдет ошибку, и кредит вы не получите.

Обратная ситуация с неверным расчетом прибыли в пессимистичную сторону (на самом деле она больше) тоже не принесет вам счастья. Вы упустите возможности. Вы их просто не заметите.

А всему виной отсутствие двойной записи.

 

Философия

Двойная запись – это хозяйственное выражение закона сохранения: «Ничто не возникает ниоткуда и не исчезает в никуда».

 

Если ваш учет настроен правильно, если в нем работает «двойная запись», то никакая операция, как и мышь, не проскочит мимо внимания человека. И этим цербером может выступать не обязательно программа. Принцип двойной записи, реализованный на бумажных картах и журналах позволял многие годы вести учет огромных предприятий. Сам этот алгоритм двойной записи обязывает исполнителей отображать хозяйственную операцию таким образом, чтобы действие по увеличению чего-либо (на что потратили) сразу влекло за собой действие по уменьшению чего-либо (откуда взялось). Правда, нормально настроенная современная учетная программа делает это гораздо быстрее и незаметно для пользователя. Ему лишь только остается нажать кнопку «провести документ», а уж программа сама понимает, что этот документ увеличивает и за счет чего.

Двойная запись не позволит появиться деньгам в кассе «неизвестно откуда». Нельзя записать в тетради: «принес Иван Петрович – учредитель свои личные сбережения». Нужно обязательно указать статью-источник увеличения актива – денег в кассе. В данном примере источником будет – увеличение статьи «уставной капитал».

И в этом случае, когда вы подумаете «у нас все хорошо, в конце месяца вон сколько денег в кассе», ваш внутренний финансовый голос подскажет, что деньги эти заработала не компания, а вы лично, занимаясь чем-то другим в прошлой либо настоящей жизни.

Личный пример для финансового директора

Когда мы, можно сказать, заново ставили учет в уже работающей компании, пришли к такому осознанию проблемы. Для того, чтобы компания получала отчет Баланс из программы, для чего собственно и нужна двойная запись, необходимо на начало (точка отсчета) этот Баланс восстановить. Что это значит? Нужно провести инвентаризацию всего в компании, поставить на учет и получить первоначальный баланс.

Что такое это «все» в компании, которая работает уже несколько лет. Это основные средства, все товары, материалы, незавершенное производство, деньги в кассах и на расчетных счетах, деньги в пути (например, инкассация, расчеты покупателей электронными картами), все взаимоотношения с поставщиками и покупателями. И это только активы.

Еще нужно инвентаризировать раздел Пассивы – кому и сколько должна компания.

А теперь представьте масштабы этих работ для компании с миллионными оборотами и ресурсы, которые должны быть в этом задействованы. И вся эта задача осложняется тем, что пока вы считаете одно, другое продолжает жить и работать и меняет свои значения. Таким образом идеальная схема выглядит следующим образом: какая-то группа лиц ночью, либо первого января – в любое время, когда не работает компания, проводит инвентаризацию всего вышеперечисленного, вводит первоначальные остатки в базу данных учетной программы. Далее в первый рабочий день приходят все остальные сотрудники и удивляются, начиная работать в новой программе. Заметьте, неплохо было бы этих сотрудников обучить заранее.

Возникает вопрос: «Кто же эта группа Бэтменов и сколько их должно быть?». И после мучительного поиска ответа возникает предательская мысль отказаться от первоначальной жесткости в учете, пренебречь двойной записью, установить программу для работы пользователей – так называемого «фронт-офиса», а с учетом разобраться попозже когда-нибудь.

Вот и мы пошли таким ошибочным путем. У нас все осложнялось тем, что на одних и тех же складах лежал товар и собственный и данный нам на консигнацию. Иногда этот товар был с одними и теми же артикулами – т.е. «невооруженным» взглядом неразличим. И поскольку ситуация была критической – старая программа уже просто была не в состоянии поддерживать необходимую мощность, было принято решение ставить новую программу. Все немногочисленные силы учетного и IT-отдела бросили на насущный процесс обучения пользователей и выстраивание в программе адекватного нашим бизнес-задачам документооборота. При таком решении наш программист был вынужден отключить в программе двойную запись и, соответственно, отчет Баланс.

В этой кризисной ситуации мы думали, что восстановить жесткость учета мы сможем позже, постепенно все пересчитав и поставив на учет на начало периода (т.е. на момент запуска новой программы).

Результат – мы «худо-бедно» сохранили информацию о наличии денег и товара, но пренебрегли ее достоверностью.

Время шло, бизнес развивался, задачи у учетного отдела постоянно возникали новые. Речь о качественном учете все время «висела в воздухе», но откладывалась «на потом».

И вот когда возникла потребность сделать управленческие отчеты для банка с целью получения кредита, свели баланс ручным способом» и увидели, что он не сходится.

Мы проверили все статьи операционных затрат, остатки на складах и быстро поняли, что дело не в них. Где конкретно искать ошибку, было не понятно, потому что отсутствовала двойная запись.

К сожалению, включить двойную запись в уже действующем предприятии легче сказать, чем сделать. Мы опять вернулись к исходной точке.

И снова стал вопрос, что нужно провести инвентаризацию всех активов и пассивов компании, разделить на свое и чужое. Затем каждую хозяйственную операцию нужно выразить в том числе через бухгалтерские статьи, которые в дальнейшем позволят получить точный результат.

Это труд не одного месяца и не одного человека. В этом должны быть задействованы практически все сотрудники:

Кладовщики считают товар, менеджеры сверяются с контрагентами, кассиры считают деньги, бухгалтера все данные правильно отражают в базе данных.

И в этой ситуации не обойтись без одной единственной головы, которая всей этой логикой будет управлять. Этот сотрудник не обязательно знает подробно все тонкости процесса инвентаризаций, сверок и т.п., но он имеет целостное представление о конечной картинке. Чаще всего, это финансовый директор. Это может быть главный бухгалтер, директор или просто финансовый аналитик. В каждой компании должность может быть своя. Главное требование к этому сотруднику, чтобы он одинаково хорошо разбирался как в финансовых отчетах, так и в бизнес-моделях, а кроме того имел полномочия ставить задачи участникам проекта и контролировать их выполнение.

Чтобы я сделала по-другому:

• усилила бы просветительскую работу собственника о критической необходимости постановки жесткого учета;
• предложила бы восстановление учета выделить в отдельный проект и поставить его в приоритет Компании на какое-то время (от полугода до года);
• описала бы проект с указанием необходимых ресурсов – программных, человеческих, временных и т.д.;
• в случае необходимости, привлекла бы внешние ресурсы на ограниченное время (например, компании, которые занимаются инвентаризациями, доработкой программ и т.д.);
• начинала бы заниматься всем этим как можно раньше.

Чем дольше живет компания без нормального учета, тем сложнее его восстанавливать.