Учетная политика – прерогатива того, кто создает конечные отчеты (упомянутые три финансовых отчета).
Определение ответственных – не праздный вопрос. Далеко не факт, что ваш кладовщик самостоятельно может вносить документы. В моей ситуации была острая нехватка кадров. Поскольку до меня считалось главной и единственной обязанностью кладовщика пересчитать физически товар, сверив с накладной и отгрузить его дальше по требованию. А электронные документы вносились по остаточному принципу, когда выдавалось свободное время.
Эта ситуация приводила еще к одной учетной катастрофе – неадекватному определению себестоимости товара. Как я расскажу ниже, обычно это самая емкая статья затрат в любом отчете. При этом программа – это робот. В нее не встроен соответствующий искусственный интеллект, который может сам догадаться, что товар, который отгружен покупателю сегодня, это именно тот товар, который будет завтра оприходован на склад.
Поскольку вопрос учета партий товара очень важный и денежно емкий, а ошибки в нем встречаются очень часто, то все-таки
Передайте, пожалуйста, финансовому директору или аналитику
В глазах кладовщика и программы ситуация выгладит несколько по-разному.
Кладовщик:
10 медвежат поступили на склад от поставщика. Они были сегодня аккуратно пересчитаны и сложены на полку. Сегодня был сумасшедший день, машины от поставщиков приезжали непрерывно, а вечером перед самым закрытием склада нарисовался покупатель, которому и были отгружены 10 медвежат. Поскольку кладовщик существо сознательное и понимает, что в такой спешке он может что-то забыть, то бумажную накладную на приход 10 медвежат он аккуратно сложил в папку, а на отгрузку этих же зверюг нужно было что-то распечатать. Поэтому он быстренько выпустил отгрузочную накладную и осчастливил запоздавшего покупателя. А завтра был относительно спокойный день. Сознательный кладовщик открыл свою папочку и аккуратно внес все накопившиеся приходные накладные. Он даже после этой операции проверил остатки в штуках и убедился, что все сделал правильно и на складе у него сейчас 0 медвежат. И каково же было удивление финансового аналитика, когда он увидел, что продав 10 медвежат компания заработала 100% дохода. Т.е. медвежата были подарком для компании.
Программа:
Ни о каких 10 медвежатах от поставщика, мирно хранящихся на складе компании, программа ничего не знала, поскольку сканировать папку с документами самостоятельно не умела. И вдруг, кладовщик создает отгрузочную накладную на 10 медвежат. Программа хорошо помнит, что их не было, а теперь нашлись. Значит медвежата – это счастливая находка компании, т.е. преподнесенный ей подарок. Программа сознательная и знает, что клиент прежде всего, поэтому она не против создать расходную накладную, зафиксировав, что количество штук на складе теперь будет минус 10. Должен же кладовщик быть в курсе, что математически медвежат именно минус 10.
На следующий день кладовщик приходует таких же медвежат. И программа понимает, что минус десять штук и плюс десять будет действительно ноль, но вот что подарку нужно присвоить стоимость этих вновь прибывших 10 медвежат об этом она не догадывается. Для нее это разные партии. И в результате на складе у вас остались 0 медвежат по цене закупки 10 медвежат. Вы завысили себе доход, сложив себестоимость уже проданного товара в свои активы – увеличили стоимость складских запасов.
Опять же все эти технические тонкости должен знать хозяин программы. Он же должен создать такие инструкции для пользователей, чтобы они точно понимали, какие действия должны выполнять. Лучше, если этот хозяин программного продукта поддержит свои инструкции автоматическими запретами и, например, не разрешит программе создавать расходную накладную на товар, которого нет на складе. В этом случае кладовщик будет вынужден соблюсти правильную последовательность документов, но, возможно, пострадает клиент, который именно сегодня не получит медвежат. Как говорил классик: «Выбирай, но осторожно…».
И снова первому лицу
В любом случае ваша задача обеспечить необходимые ресурсы: грамотного хозяина процесса и рабочие руки, которые будут успевать все делать вовремя.
В моей ситуации, если хозяина процесса еще как-то можно было выпросить у руководителя, то много сопровождающих процессы исполнителей никак не получалось. Мы пытались что-то совмещать, игнорировать, пока не разразился кризис, о котором я писала выше – учет перестал быть пригодным к эксплуатации. При этом лучше учиться на чужих ошибках – процесс восстановления учета, в отличие от его создания, требует от кадров гораздо большей квалификации и времени и, следовательно, обойдется вам значительно дороже.