В процессе создания очередного платежного календаря меня осенила идея, по принесенному эффекту не сравнимая ни с каким другим финансовым инструментом, «открытым» лично мной за описываемый интервал времени.
Идея называлась: «создание финансовой структуры компании».
Я прекрасно знала из книг, что это такое. Вообще про все, о чем я здесь пишу, я точно знала из курса экономики предприятия в виду полученного мной образования.
Мне сложно сейчас понять, почему каждый инструмент в реальной жизни рождался в таких муках.
Но особенно сложно было с «центрами финансовой ответственности».
На момент рождения данной идеи я читала соответствующую книгу и понимала, как там правильно все написано. С другой стороны, мне уже было невыносимо работать вселенским судьей и выслушивать душераздирающие истории о том, что если мы срочно немедленно не заплатим за участие в выставке, то все направление этого бизнеса пропадет, и мы никогда больше не продадим ни одного экземпляра товара.
А с другой стороны, если мы срочно не закупим обучающих медвежат, то завтра продавать будет абсолютно нечего, а обучающие зайцы при этом вообще не продаются.
Но денег хватало одномоментно лишь только на медвежат или на выставку. А выставка была совсем не про игрушки, а как раз про женскую одежду, и поэтому примирение страждущих не представлялось возможным.
И вот после очередной бессонной ночи я поняла, что сама погибну под этими стенаниями. И принять правильное решение я не могу, потому что бюджет запланирован очень укрупненно и приблизительно и принят он всего лишь двумя участниками процесса.
Я до сих пор помню то утро, когда у меня в голове нарисовалась финансовая структура компании. Она была так выстрадана ежеминутными судьбоносными решениями, что была принята собственником безоговорочно с первого раза абсолютно без всяких поправок.
Финансовая структура – это набор центров финансовой ответственности, подчиненных директору, в нашем случае – собственнику. Центр финансовой ответственности (ЦФО) имеет полностью «говорящее» название. Слово «ответственность» подразумевает что есть кто-то ответственный за рабочий процесс структурного подразделения и его результат. И это единственное лицо со своей фамилией. Так, если в компании за отдел логистики и центральный склад отвечает один человек, то это единственный центр финансовой ответственности, если два разных сотрудника – два центра. ЦФО могут быть зарабатывающими (коммерческий отдел, департамент розницы и т.д.) и затратными (логистика, склад, бухгалтерия). Слово «финансовая» ответственность означает, что ответственное лицо контролирует либо доходы и расходы зарабатывающего ЦФО, либо только расходы в случае затратного ЦФО. Вторая сторона медали «финансовая» означает, что вышеуказанный сотрудник отвечает своими деньгами, вернее возможностью получить бонус либо не получить.
При этом нужно понимать, что ответственному лицу необходимо предоставить полномочия в рамках утвержденного бюджета. В зависимости от квалификации, взрослости данного сотрудника и уровня доверия к нему руководства, он может единолично либо согласовывая распределять заработную плату подчиненным сотрудникам в рамках бюджета ФОТ ЦФО, выбирать виды рекламы, перераспределять ресурсы по разным каналам продаж, придерживаясь при этом стратегического плана развития.
Появление полноценных ЦФО в компании означает, что часть ответственности перемещается с непосредственно предпринимателя на членов его команды. Компания становится эффективнее, поскольку «одна голова – хорошо, а две и больше – лучше».
Теперь у каждого ЦФО появлялся ответственный сотрудник, который сначала вместе с нами планировал свой бюджет, потом его защищал перед собственником, потом тщательно следил в течение года, чтобы работа его ЦФО реальная соответствовала запланированной. И если у него все получалось, то собственник делился с ним существенной долей заработанного.
Эта система позволила вырастить качественных менеджеров, которые через свои пробы и ошибки постигли науку продаж, маркетинга, управления персоналом. В нашей практике не удалось привлечь готовых менеджеров, которые были бы лучше собственно выращенных. Хотя попытки такие были. Но видимо рынок труда и специфика компании не принесли желаемый результат. И если бы мы вовремя этого не сделали, с ростом компании собственника распылило бы между бизнесами, и вопрос их выживаемости вызывает сомнения.
Хотя поверьте, первый раз отдавая полномочия руководителям бизнесов наш директор отдавал себе трезвый отчет, на сколько они не готовы. Но, с другой стороны, как же им подготовиться, если ни разу не попробовать.
И это был невероятный прорыв. Управлять деньгами стало на два или даже на три порядка легче! Я сама не могла поверить, что выставка оказалась не так уж нужна – эффективнее сделать платформу в интернете, а вместо вожделенных медвежат и зайцы не плохо продадутся!
Оглядываясь на пройденный путь, я думаю, что все равно нужно было его пройти, чтобы открыть собственный велосипед именно в этой компании на этом этапе ее развития.
Финансовому директору и первому лицу
Вопрос финансовой структуры лежит в ведении финансового директора лишь только в части технической реализации. Обычно все-таки структуру создает не он, а сам директор при помощи менеджера по персоналу. Задача финансового директора проконтролировать насколько центр финансовой ответственности вычленяется в учете как отдельная единица. Если сотрудники работают на несколько ЦФО и разделить их труд между ЦФО невозможно, то логично ЦФО объединить.
Если же это действительно вопрос жизни и смерти компании – выделение именно таких разных ЦФО – финансовому директору придется придумать и реализовать разделение затрат между ЦФО. Если не получается выделить затраты напрямую, то можно их разделить относительно каких-либо коэффициентов (базы распределения). Например, если сотрудники склада работают на два ЦФО, то их зарплаты можно поделить между ЦФО в той же пропорции, в которой проходит через склад количество товаров каждого ЦФО. Количество товаров – это и есть база распределения.
Самая распространенная ошибка выделять в структуре ЦФО без ответственного лица. Например, один и тот же сотрудник отвечает в компании за рекламу и продажи. Заманчиво по смыслу выделить ЦФО отдел продаж и ЦФО отдел рекламы. Это не будет работать. Если ответственный один, то и ЦФО должен быть один.
Задача финансового директора так организовать учет, чтобы каждая операция в программе имела признак конкретного ЦФО, либо распределяемых затрат.
Миссия финансового директора добиться от директора и других лиц, принимающих решение, построение структуры финансовой ответственности.