Рубрика: Первичные документы

Про первичные документы существует множество избитых фраз, которые я, как и вы, слышала не раз. Но осознание важности и смысла этих самых «ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ» пришло через тернии и набитые шишки.

Когда я приняла в управление учетную систему, как это ни пафосно звучит, а на самом деле приняла на себя обязанность отвечать на вопросы: почему наша база данных так плохо отражает действительность, гуру учета и программирования мне сразу стали говорить: «Проверьте первичные документы». Что конкретно в этом случае я должна делать было совершенно не понятно. Поскольку я в дальнейшем не раз встречала непонимание от руководителей по поводу необходимости системы обработки первичных документов и необходимых для этого ресурсов, напишу, как ко мне приходило понимание этого вопроса.

Во-первых, что все-таки это такое – «ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ»?

В компании происходит много ежедневных действий, в которых участвуют товары, материалы и деньги. Реже, но тоже происходят действия, в которых фигурируют средства производства (станки), недвижимость или нематериальные активы (например, товарный знак).

Рассмотрим конкретный пример. Начнем с начала. Компания купила товар и сложила на склад. Допустим, деньги за этот товар компания должна заплатить через неделю. В момент, когда кладовщик положил товар на полку склада, должен обязательно возникнуть документ. Если поставка произошла от системной компании, то рядом с этим товаром был бумажный документ, в котором был указан список товара, его количество и стоимость. И чтобы этот документ считался легитимным, необходимы подписи отгрузившего и получившего лица разумеется с печатями. Это всем известно и никому не интересно. Однако, почему-то далеко не у всех материализовалась информация, что такой же точно, как бумажный, должен появиться электронный документ, который занесет всю эту информацию в электронную базу данных. Создание такого документа позволит увидеть правильные остатки на складе – со штуками и себестоимостью, а также товарно-денежные отношения с поставщиком. В нашем случае, программа покажет, что мы должны заплатить поставщику за поставленный товар через неделю (использование сроков оплаты – это уже продвинутый автоматизированный учет).

Опять же вышеописанный простой факт обычно все понимают и согласно кивают. Однако, почему же тогда постоянно возникают ситуации, когда остатки на складах учетные отличаются от фактических? Почему менеджер по закупкам кричит на бухгалтера: я договорился о скидках, а ты заплатил по-старому, почему кладовщик судорожно ищет товар во время инвентаризации, а продавец – товар, который он пообещал покупателю, глядя в электронные складские остатки?

Стандартный ответ непрофессионала: «Ваша база работает плохо». И компании еще повезло, если есть сотрудник, чья именно эта база и кому адресовать подобные претензии. И как-то невдомек всем вышеперечисленным участникам процесса, что база ничего сама не придумывает (если она не поражена злобным вирусом). И опытный ее администратор может ответить на вопросы каждого из пользователей – какие именно документы списали товар, деньги или задолженность. Хуже, если кладовщик в спешке отправил товар, забыв провести документы, продавец продал очень похожий товар, но не тот («пересорт»), а менеджер договорился с поставщиком, забыв при этом исправить приходную накладную.

Разбирать каждый технический пример – не цель этой книги. Вывод, к которому пришла я – нужна система работы с первичными документами. Для этого придется выделить ресурсы. Прежде всего человеческие и, чтобы их не было безумное количество – программные. Мысль, что вести учет в амбарных книгах не эффективно, уже давно посетила головы предпринимателей, но знание, что установка учетной программы далеко не панацея от плохого учета так и не достигло адресата.

Учетная программа – это собственно сама амбарная книга. Должен быть еще кто-то, кто в ней сделает запись. У программы должен быть хозяин. Это может быть финансовый директор или администратор базы данных. Не нужно думать, что программист может быть хозяином программы. Обычно такой специалист не знает финансового учета и не умеет строить основных трех финансовых отчетов, которые, в конечном итоге, и интересуют инвесторов.

В моем случае, учетную политику задавал финансовый директор, а администратор базы данных претворял мои глобальные желания в конкретные документы.

Таким образом алгоритм построения адекватного учета выглядит следующим образом:

установка программы,

разработка учетной политики,

выявление зон ответственности и, собственно, ответственных,

распределение обязанностей по внесению первичных документов,

назначение точек контроля за правильностью внесения первичных документов.

Все эти пункты сложно выстроить в хронологическом порядке. Обычно это все-таки параллельно-последовательный процесс.

Хочу остановиться на пункте установка программы. Один из вопросов анкеты у любых бизнес-аудиторов компании – сколько учетных программ использует компания. И чем больше их количество, тем считается ниже культура учета в компании, тем больше существует двойной работы и ошибок в первичных данных. Для того, чтобы выбрать, какую программу установить, многие руководители начинают расспрашивать у своих коллег-бизнесменов, а чем они пользуются. Это практически бесполезная информация. Во-первых, по чем вы знаете, что система коллеги работает идеально, во-вторых, у вас может не быть такого специалиста, который смог настроить систему вашему соседу.

В своей практике я убедилась – главное при выборе программы – это специалист, которому вы доверяете, который сможет настроить ее под нужды именно вашего предприятия. Конечно, настраивать программу с максимально востребованным для вас функционалом.

Вы можете купить большой космический корабль за значительную сумму, но без вменяемого специалиста, этот корабль не полетит.

Учетная политика – прерогатива того, кто создает конечные отчеты (упомянутые три финансовых отчета).

Определение ответственных – не праздный вопрос. Далеко не факт, что ваш кладовщик самостоятельно может вносить документы. В моей ситуации была острая нехватка кадров. Поскольку до меня считалось главной и единственной обязанностью кладовщика пересчитать физически товар, сверив с накладной и отгрузить его дальше по требованию.  А электронные документы вносились по остаточному принципу, когда выдавалось свободное время.

Эта ситуация приводила еще к одной учетной катастрофе – неадекватному определению себестоимости товара. Как я расскажу ниже, обычно это самая емкая статья затрат в любом отчете. При этом программа – это робот. В нее не встроен соответствующий искусственный интеллект, который может сам догадаться, что товар, который отгружен покупателю сегодня, это именно тот товар, который будет завтра оприходован на склад.

Поскольку вопрос учета партий товара очень важный и денежно емкий, а ошибки в нем встречаются очень часто, то все-таки

Передайте, пожалуйста, финансовому директору или аналитику

В глазах кладовщика и программы ситуация выгладит несколько по-разному.

Кладовщик:

10 медвежат поступили на склад от поставщика. Они были сегодня аккуратно пересчитаны и сложены на полку. Сегодня был сумасшедший день, машины от поставщиков приезжали непрерывно, а вечером перед самым закрытием склада нарисовался покупатель, которому и были отгружены 10 медвежат. Поскольку кладовщик существо сознательное и понимает, что в такой спешке он может что-то забыть, то бумажную накладную на приход 10 медвежат он аккуратно сложил в папку, а на отгрузку этих же зверюг нужно было что-то распечатать. Поэтому он быстренько выпустил отгрузочную накладную и осчастливил запоздавшего покупателя. А завтра был относительно спокойный день. Сознательный кладовщик открыл свою папочку и аккуратно внес все накопившиеся приходные накладные. Он даже после этой операции проверил остатки в штуках и убедился, что все сделал правильно и на складе у него сейчас 0 медвежат. И каково же было удивление финансового аналитика, когда он увидел, что продав 10 медвежат компания заработала 100% дохода. Т.е. медвежата были подарком для компании.

Программа:

Ни о каких 10 медвежатах от поставщика, мирно хранящихся на складе компании, программа ничего не знала, поскольку сканировать папку с документами самостоятельно не умела. И вдруг, кладовщик создает отгрузочную накладную на 10 медвежат. Программа хорошо помнит, что их не было, а теперь нашлись. Значит медвежата – это счастливая находка компании, т.е. преподнесенный ей подарок. Программа сознательная и знает, что клиент прежде всего, поэтому она не против создать расходную накладную, зафиксировав, что количество штук на складе теперь будет минус 10. Должен же кладовщик быть в курсе, что математически медвежат именно минус 10.

На следующий день кладовщик приходует таких же медвежат. И программа понимает, что минус десять штук и плюс десять будет действительно ноль, но вот что подарку нужно присвоить стоимость этих вновь прибывших 10 медвежат об этом она не догадывается. Для нее это разные партии. И в результате на складе у вас остались 0 медвежат по цене закупки 10 медвежат. Вы завысили себе доход, сложив себестоимость уже проданного товара в свои активы – увеличили стоимость складских запасов.

Опять же все эти технические тонкости должен знать хозяин программы. Он же должен создать такие инструкции для пользователей, чтобы они точно понимали, какие действия должны выполнять. Лучше, если этот хозяин программного продукта поддержит свои инструкции автоматическими запретами и, например, не разрешит программе создавать расходную накладную на товар, которого нет на складе. В этом случае кладовщик будет вынужден соблюсти правильную последовательность документов, но, возможно, пострадает клиент, который именно сегодня не получит медвежат. Как говорил классик: «Выбирай, но осторожно…».

И снова первому лицу

В любом случае ваша задача обеспечить необходимые ресурсы: грамотного хозяина процесса и рабочие руки, которые будут успевать все делать вовремя.

В моей ситуации, если хозяина процесса еще как-то можно было выпросить у руководителя, то много сопровождающих процессы исполнителей никак не получалось. Мы пытались что-то совмещать, игнорировать, пока не разразился кризис, о котором я писала выше – учет перестал быть пригодным к эксплуатации. При этом лучше учиться на чужих ошибках – процесс восстановления учета, в отличие от его создания, требует от кадров гораздо большей квалификации и времени и, следовательно, обойдется вам значительно дороже.

И опять для финансового директора

Еще о точках контроля. Я долго и наивно задавала вопрос своим администраторам базы данных: «На сколько процентов электронный учет отличается от реального?». И не слишком квалифицированные администраторы высказывали свое экспертное мнение «на глаз». Это все от непрофессионализма. На такой вопрос ответа нет. Существует возможность сделать учет правильным, но тогда вам уже не с чем будет его сравнить и понять существовавшую погрешность.

Первая и самая значимая точка контроля – это инвентаризации товара, денег и вообще всех материальных ценностей (ТМЦ). При значительном движении этих ТМЦ неизбежна погрешность. Вместо медвежат продали бегемотиков. Вы, возможно, удивитесь, а как это может быть? Ведь у нас учет построен грамотно, у нас программа запрещает продавать несуществующие товары (выставлен запрет на продажу товаров в минус – сленг).

Да очень просто! Действительно ваш грамотный администратор выставил в программе запрет и в вышеуказанной ситуации со срочной отгрузкой медвежат покупателю у кладовщика возникла сложность. Не стала программа проводить накладную с десятью отсутствующими медвежатами. Но народная смекалка устраняет все преграды! Кладовщик очень хотел домой, нашел бегемотов, с аналогичной медвежатам ценой и успешно их реализовал, уговорив покупателя, что тому нет никакой разницы, что написано в накладной. Главное – цена та же, на прилавке – медвежата – вопрос решился.

А следующий день у кладовщика был не менее рабочий, чем предыдущий, и «выровнять» остатки с медвежатами и бегемотами кладовщик забыл.

И вот менеджер по продажам увидев уже несуществующих медвежат на остатках электронной базы, пообещал их покупателю. Он звонит на склад с целью организовать отгрузку медвежат. Кладовщик сам давно забыл про этих зверей. Он идет искать завалявшихся косолапых, заметьте тратит какое-то количество своего рабочего времени, но в конце концов сдается и говорит менеджеру, что медвежат нет. Волки съели. Но пока ходил, он нашел зайцев, которые тоже ничего. Менеджер приложил свои коммуникативные качества, продал вместо медвежат зайцев. И снова кладовщик зайцев на электронном складе не нашел. И вписал в накладную медвежат.

И накопительный эффект такого сюжета не имеет границ вплоть до окончательного апокалипсиса – признания учетной программы недействительной.

Всем читающим лицам

Каким бы вы ни были строгим хозяином, по своему опыту могу сказать – «пересортица» в торговле неизбежна. И единственный способ вовремя это остановить – регулярные инвентаризации. Частота этого нудного, всеми нелюбимого процесса зависит от скорости движения ТМЦ. Понятно, чем выше скорость, тем чаще инвентаризации. На этот процесс очень сложно выделять ресурсы. Во-первых, это должна быть «отвечающая» сторона – те же кладовщик или продавец, во-вторых, проверяющая сторона – бухгалтер по ТМЦ, или кто угодно, вплоть до финансового директора. Можете представить, во что вам это обойдется. Кроме того, для качественной инвентаризации вам нужно остановить движение товаров по складу. И это хорошо, если у вас оптовый склад и существуют рождественские каникулы, а если это розница? Это будет самая большая статья затрат в проекте «инвентаризация».

У нас была в основном розница. Инвентаризировали по ночам все или по отделам, не останавливая движения (по принципу лучше так, чем никак). Испробовали множество вариантов. Главный подход – стоимость учета не должна превышать эффект от него.

Но есть вторая крайность. Пока наш директор долго считал, что учет дороже эффекта, сам учет как таковой прекратил свое существование. Его результатами в реальной жизни пользоваться стало нельзя.

Возможно, вы удивитесь, как же обстояли дела с воровством в такой «безучетной» компании? Ответ лежит не напрямую в финансовой плоскости. Никакой жесткий учет, система охраны, штрафов и контроля не заменит культуру командной работы. У нас как раз с этой стороной вопроса все было в порядке. Сотрудники очень тщательно подбирались, адаптировались и впитывались в честную среду обитания. Может быть просто везло. То, что везло – выявила первая абсолютная, тщательная инвентаризация. Пересортица была глобальной, но без вести пропавших недостач практически не было.

Если все-таки вспомнить, что все бизнес-понятия исчисляются деньгами, то нужно сказать, что содержание такой корпоративной культуры довольно дорого для компании, а начиная с какого-то ее размера становится невозможно.

Однако, «истина посередине». Выстраивая грамотный учет с правильными точками контроля, совершенно нельзя забывать о лояльной корпоративной культуре. Вспомните историю – самым непродуктивным был рабовладельческий строй.