Если размышлять о философском значении каждого отчета, то Баланс – это то, что можно посчитать. Обычно с него начинается восстановление учета. Если компания уже поработала, а учет был несовершенен, либо утрачен, то, для начала, нужно посчитать «левую» сторону баланса – деньги в кассах, товары, материалы, незавершенную продукцию, долги покупателей и т.д. Затем, нужно посчитать правую часть – задолженность. Это задолженность перед поставщиками, перед бюджетом, перед сотрудниками, заемщиками и т.д.
Затем из суммы активов вычитаем сумму задолженности и определяем, сколько же у компании есть собственного капитала. Т.е. все, чем владеет, минус все, что должна – это и будет результат ее деятельности на момент отсчета.
Дальше начинаем вести учет и по истечение отчетного периода (например, месяца), формируем три отчета. При этом сумму активов и задолженностей «извлекаем» из учетной программы, карточек, тетрадей – носителей, на которых ведется учет, а сумму собственного капитала увеличиваем на сумму посчитанной прибыли. И если отчеты сформированы правильно, то «баланс сойдется» – сумма активов будет равна сумме пассивов.
А если «не сойдется»? Значит где-то вы сами себя обманываете. Чаще всего это бывает в статье «себестоимость». Это самая сложная статья в учете, особенно, если предприятие занимается производством.
Также распространенная учетная ошибка, это так называемые «курсовые разницы». Речь идет о том, что финансовые отчеты вы изначально «договариваетесь», вернее прописываете в учетной политике вести в определенной валюте. Но может так сложиться ваша деятельность, что закупки, продажи или даже оплата труда будет осуществляться в другой валюте. И этот факт не будет для учета вызывать никаких сложностей, пока курс этой другой валюты будет стабилен. Как только он начнет меняться, у вас возникнет масса вопросов: «Пересчитывать ли запасы, купленные за иную валюту согласно новому курсу?», «На какую дату брать курс, если он менялся в течение всего месяца, а в иной валюте вы торговали каждый день?», «По какому курсу приходовать товар, если за него платили тремя платежами и каждый раз курс был различный?» и т.д.
Учет курсовых разниц может занять отдельную книгу. Оставим его специалистам. Я вам просто говорю о том, что на ваш стол финансовые отчеты должны ложиться, совпадающие между собой по числам. И поэтому их три. И если ваш финансист не знает, почему они не сходятся, типичные ответы я вам подсказала выше.
Если вам было скучно читать все, что написано в этой главе, просто обратите внимание на главное:
Качественный отчет Баланс покажет вам чем владеет ваша компания (активы) и чем владеете лично вы – собственный капитал. И это, надеюсь, даст вам уверенность в завтрашнем дне. Вы сможете планировать свой бизнес в любой ситуации:
- если будете знать, что у вас масса товаров на складах, а денег нет совсем;
- если поймете, что кроме станков нет ничего;
- если осознаете, что бизнес, который вы считали своим, давно фактически принадлежит банку и поставщикам.
Даже в последнем случае есть выход, пока обладание формальное, а не фактическое. «Предупрежден – значит вооружен!».
Не даром слово «баланс» часто у людей ассоциируется с гармонией и счастьем.
Техническая часть для финансового директора
Как вы уже видели, кроме жизненно необходимого для компании учета товаров и денег, для баланса необходим еще учет основных средств.
Почему же Баланс – «последний» отчет в постановке учета. Я, конечно, не беру тот случай, если бизнес строит финансист и его учет сразу идеален. Часто бывает по-другому. Так вот, чтобы построить баланс, нужно наладить учет основных средств. Этот раздел активов обычно выглядит таким образом, что пока компания мала, практически невозможно их украсть, оставшись незамеченным. Вот и оставляют постановку учета основных средств в последнюю очередь. Кроме того, мало пересчитать основные средства и определить их первоначальную стоимость, нужно еще выстроить систему учета затрат на амортизацию. Возможно поэтому Баланс откладывают «на потом».
Для того, чтобы решить проблему баланса как проверочного инструмента, я бы советовала внести в него основные средства по фиксированной цене и их не амортизировать, для начала. У вас «сойдутся» в этом случае ОПУ и Баланс – амортизация основных средств не будет учтена ни в одном из них. Это не очень правильно, но позволит вам относительно быстро ввести проверочные отчеты.
Расскажу реальную историю построения учета основных средств из своей практики. В нашей компании, как я уже описала выше, распылять скудные человеческие ресурсы на учет основных средств было недосуг. И я хочу, чтобы меня правильно понимал читатель – скудные не в смысле их качества, а в смысле количества персоналий, в нем задействованных. Когда же мы вплотную подошли к этому вопросу, то столкнулись с такой проблемой.
По сути, каждое основное средство – это отдельный объект учета. И даже если вы купили 10 одинаковых полок, то для учета это 10 разных объектов с похожим названием, одинаковой ценой, но разными инвентарными номерами. Понять это можно. Ведь каждую такую полку вы можете отдать в разные магазины и за них, соответственно, будет отвечать разные материально ответственные лица. И это одно из главных отличий учета основных средств от товарно-материальных ценностей – всегда должен быть живой человек, которого можно спросить: «Что где валяется?» («где эта полка находится?») и он обязан ее показать вместе с ее личным номером.
В нашей компании «валообразующим» бизнес-направлением были розничные магазины. Соответственно, основные средства – это торговое оборудование. Современное торговое оборудование часто представляет собой своеобразный конструктор – стеллаж с набором полок, штанг, ящиков и даже крючков (почему «даже» – поймете позже). Так вот, первый наш заход поставить на учет торговое оборудование был, конечно, целыми стеллажами без учета их наполнения. Бухгалтер довольно быстро (за один день) переписал все оборудование в магазине 1000 кв.м таким образом: «Стеллаж № 000001 (одна полка, два ящика, штанга, 10 крючков). Затем эта перепись была занесена в компьютер, и мы считали, что дело в этом магазине сделано и пора переходить к следующему.
Однако, на наше счастье в этот подопытный магазин довольно быстро приехало новое оборудование, и бухгалтер должен был поехать и быстро поставить его на учет. Каково же было его удивление, когда, прибыв в магазин, он не смог узнать ни одного стеллажа. Тот заветный № 000001, который, как точно помнил бухгалтер, стоял первым справа от входа, теперь содержал 7 полок и ни одного ящика, штанги и крючка! Бухгалтер начал расследование и обнаружил другие стеллажи тоже значительно видоизмененными, а также несколько ящиков, полок, штанг и все тех же пресловутых крючков спокойно отдыхающими на складе. С крючками было совсем все плохо, т.к. они были размером примерно 5 см и лежали в пакете насыпом. Но это было еще не все! Никогда еще мой стрессоустойчивый бухгалтер не был так близок к истерике, как в тот момент, когда он увидел накладную поставщика на поставленное оборудование, в которой помимо полок, штанг, ящиков и крючков значились также боковые стенки стеллажа, крепления и т.д.
Когда бухгалтер вернулся в офис он принес одновременно хорошую и плохую новость. Ее плохая сторона заключалась в том, что нужно было начинать все сначала, хорошая – что мы успели поставить на учет только один магазин.
Стало понятно, что принцип учета нужно менять. Разобравшись в бизнес-процессе, я поняла, что между магазинами могут перемещаться отдельно полки, ящики, штанги и крючки, однако не могут перемещаться боковые стенки и крепеж. Отсюда было принято решение ставить на учет отдельно стеллаж (коробку), а также полки, ящики, штанги, стеллажи и крючки. Именно на крючках я и поняла, что традиционный способ учета основных средств нам не подойдет. Сложно было представить, как на каждый крючок завести в нашей программе отдельную учетную карточку. Фраза «Доктор, мы его теряем» полностью отражала состояние бухгалтера, когда он услышал новость об учете крючков.
И я приняла относительно творческое решение – вести учет основных средств аналогично учету товаров. Т.е. на каждый вид (артикул) крючка заводилась отдельная карточка. После пересчета крючков во всем магазине крючки приходовались как товар на склад основных средств данного магазина. И таким образом мы приходовали по списку каждую единицу номенклатуры. Затем складу назначалось материально ответственное лицо, которое и отвечало за наличие и сохранность всего, что мы на него оприходовали.
Мы пошли дальше в учете основных средств, как товара и для того, чтобы не мерять каждый крючок с линейкой (5 он сантиметров или 4) при оприходовании его на склад мы, используя его карточку в базе данных, распечатывали идентификатор с указанием названия и штрихкода. В этом случае, даже если крючки размером 5 см перепутаются между магазинами, нас это абсолютно не волновало.
Оставался вопрос с амортизацией основных средств. Понятно, что учетная программа не умела амортизировать товары на складах. Но у нас был чудо-программист. Он в папке «Склады ОС» всем складам присвоил признак «ОС» и дописал программу так, чтобы на все товары с вышеуказанным признаком начислялась амортизация.
При последующих инвентаризациях основных средств, бухгалтер со сканером штрих-кодов довольно быстро переписывал наличие или отсутствие их на складе.
Амортизация
Я уже упоминала, что понятие «Амортизация» в глубинном его осмыслении плохо ложилось в мою голову. Суть этого термина я, конечно, понимала, но не могла разобраться, как этот показатель отражается в отчетах. Как говорил Винни-Пух про мед, так примерно и с амортизацией:
«Но мед – это очень уж странный предмет…
Всякая вещь – или есть, или нет, –
А мед (я никак не пойму, в чем секрет!)…
Мед – если есть, то его сразу нет!»
Всякая затрата в компании сопровождается рано или поздно движением денег. С амортизацией время играет злую шутку. Деньги могли быть потрачены несколько лет назад, а затрата продолжает существовать каждый месяц.
Амортизация – это расходы на покупку оборудования, равномерно распределенные на каждую единицу выпущенной продукции.
Так выглядит теория.
Практика выглядит так, что сначала вы оплачиваете станок, потом его стоимость заносите в баланс в раздел «Основные средства». Затем вы целый месяц (например) выпускаете готовую продукцию на этом станке. По истечение месяца вы формируете три отчета. В отчете о Прибыли вы отражаете статью амортизация. Т.е. из полученной операционной прибыли вы вычитаете часть стоимости станка. И только после этой операции можете увидеть свою чистую прибыль. Поскольку вы уменьшаете статью чистая прибыль, вы, соответственно в Балансе уменьшаете статью пассивов «Собственный капитал». Это значит, чтобы баланс «сошелся», нужно уменьшить статью активов. В данном случае уменьшается статья активов «Основные средства». И это логично. Вы эксплуатировали станок целый месяц. Его стоимость, конечно, уменьшилась относительно закупленной.
Размер части, которую вы списываете в амортизацию за отчетный период (месяц) зависит от того, сколько времени вы считаете будет эффективно использоваться данное оборудование. Например, если вы считаете, что станок успешно прослужит вам три года – 36 месяцев, то за первый месяц его эксплуатации вы спишете 1/36 его стоимости. Есть, конечно, более сложные методы расчета амортизации, но оставим их для углубленного изучения специалистами.
Самое главное, что нужно понять: статья амортизация для неспециалиста выглядит как что-то «виртуальное», потому что реальных денег она не расходует. И возникает большой соблазн ей пренебречь. В таком случае, чтобы отчет движения денег и отчет о прибыли совпадали, нужно списать на затраты все деньги, потраченные на станок. Т.е. в месяц, когда оплачивали оборудование, компания потерпела огромные убытки, а в дальнейшем она опять получает доход. Через три года, например, компания опять покупает станок и впадает в убытки. Затем на следующий месяц возникает прибыль.
В такой системе учета не очень понятно, как делать управленческие выводы. Если просто отмахнуться – «так мы ж там станок покупали!», то зачем вообще нужен отчет в этом месяце, если на него никто и смотреть не будет.
Есть еще одна «неточность» в кассовом методе учета – списании затрат на основные средства сразу в расходы отчетного периода. Если стоимость всего станка списать на затраты, то в балансе не появится стоимость станка. Стоимость активов будет занижена, хотя это неправда. Остаточная стоимость у станка еще долго будет существовать (стоимость, по которой мы этот станок сможем «в случае чего» продать).
Другая крайность – отразить станок в балансе, но не списывать в статью «амортизация» его стоимость и считать, что наш актив неизменен в цене. Таким образом, мы обманываем себя, завышая стоимость своих активов. Через год эксплуатации вы точно не сможете продать станок по той же стоимости, по которой купили. А через несколько лет будете вынуждены списать его в убытки компании.
Таким образом, для того, чтобы появился учет затрат по статье «амортизация», необходимо выполнить следующие действия:
- Инвентаризировать основные средства компании.
- Поставить их на учет, определив их стоимость (лучше всего рыночную).
- Определить срок и метод амортизации.
- Найти инструмент, при помощи которого будет ежемесячно насчитываться затраты по этой статье. Лучше всего, если этот инструмент будет в учетной программе.
- Объяснить управляющим менеджерам, что означает эта статья и «привязать» систему материальных выплат менеджеров к чистой прибыли, которая будет рассчитываться с учетом амортизации. Этим самым вы привлечете на свою сторону менеджеров, которые не будут бездумно требовать закупку нового дорогого оборудования.
