Кадровое делопроизводство
Независимо от размера и ее юридического статуса у компании, если она существует легально, обязательно есть в наличии и кадровое делопроизводство. Наше государство выдвигает множественные требования к оформлению кадровой документации. Насколько эти требования соблюдаются, зависит от профессионализма сотрудника, который данными вопросами занимается. Если у вашей компании не было HRа, то кадровыми документами наверняка занимался бухгалтер, секретарь или подобный сотрудник.
Приняв на работу специалиста по персоналу, вы, скорее всего, захотите передать ему эти функции. Этот пункт неплохо оговорить еще на собеседовании. Точнее сказать, если сотрудник профессионал, он сам обязательно задаст вопрос о кадровом делопроизводстве. Подавляющее большинство HRов не любят данную работу. Посудите сами, как она не вяжется с психотипом творческой личности психолога, менеджера, творца чужих судеб. Приземленная скучная работа с бумагами утомит кого угодно. Однако, если количество сотрудников и возможности компании не предполагают выделенного сотрудника, занимающегося кадровым учетом, вести этот процесс все равно придется HRу. И чаще всего такой специалист нехотя возьмется за этот участок. Если у HRа предполагается много творческих задач, о которых мы говорим в других главах, то можно в помощь ему выделить того же секретаря (или бухгалтера – сотрудника, который ранее этим занимался). Тогда HR сможет навести порядок (если необходимо) и поддерживать его в документах, посвящая этому процессу небольшой процент своего времени.
Вынужденная необходимость
Кадровое делопроизводство, а точнее его глубина, зависит также от «политических» взглядов компании на отношения с внешней средой. Если компания не большая и HR занимается далеко не только кадровым делопроизводством, вам нужно заранее выработать необходимый минимум и желаемый идеал. А потом найти между ними компромисс. Всегда существует перечень документов на предприятии, которые должны быть по законодательству обязательно. Но есть также перечень, который, в случае необходимости, быстро дорабатывается и доводится до требуемого идеала. Кроме того, как и при сдаче любой работы – должны быть негрубые ошибки, лежащие на поверхности, чтобы не возникало желания искать долго более существенные недочеты.
Помимо документооборота, необходимых для проверяющих организаций, существует ряд документов, которые необходимы при взаимоотношениях сотрудника и компании в т.н. реальной жизни. Например, сотрудник обязан вам сообщить место его проживания и прописки и контактные телефоны (лучше несколько). Адрес прописки должен быть подтвержден копией документа о прописке. Кроме того, вам будет полезно знать дату рождения сотрудника, его семейное положение, предыдущее место работы, а также место работы его ближайших родственников. Не исключен вариант, что родственники кандидата работают в фирме-конкуренте со всеми вытекающими отсюда последствиями.
Удобно, если основные сведения о сотруднике будут храниться в электронном виде. Это могут быть специализированные программы или любая электронная таблица.
Если ваш сотрудник в один прекрасный день не появится на работе и не удосужится сообщить вам о причине своего отсутствия, то любые известные сведения о его жизни вам могут пригодиться. Особенно актуальной станет данная проблема, если сотрудник прихватил с собой имущество компании.