И опять для финансового директора
Еще о точках контроля. Я долго и наивно задавала вопрос своим администраторам базы данных: «На сколько процентов электронный учет отличается от реального?». И не слишком квалифицированные администраторы высказывали свое экспертное мнение «на глаз». Это все от непрофессионализма. На такой вопрос ответа нет. Существует возможность сделать учет правильным, но тогда вам уже не с чем будет его сравнить и понять существовавшую погрешность.
Первая и самая значимая точка контроля – это инвентаризации товара, денег и вообще всех материальных ценностей (ТМЦ). При значительном движении этих ТМЦ неизбежна погрешность. Вместо медвежат продали бегемотиков. Вы, возможно, удивитесь, а как это может быть? Ведь у нас учет построен грамотно, у нас программа запрещает продавать несуществующие товары (выставлен запрет на продажу товаров в минус – сленг).
Да очень просто! Действительно ваш грамотный администратор выставил в программе запрет и в вышеуказанной ситуации со срочной отгрузкой медвежат покупателю у кладовщика возникла сложность. Не стала программа проводить накладную с десятью отсутствующими медвежатами. Но народная смекалка устраняет все преграды! Кладовщик очень хотел домой, нашел бегемотов, с аналогичной медвежатам ценой и успешно их реализовал, уговорив покупателя, что тому нет никакой разницы, что написано в накладной. Главное – цена та же, на прилавке – медвежата – вопрос решился.
А следующий день у кладовщика был не менее рабочий, чем предыдущий, и «выровнять» остатки с медвежатами и бегемотами кладовщик забыл.
И вот менеджер по продажам увидев уже несуществующих медвежат на остатках электронной базы, пообещал их покупателю. Он звонит на склад с целью организовать отгрузку медвежат. Кладовщик сам давно забыл про этих зверей. Он идет искать завалявшихся косолапых, заметьте тратит какое-то количество своего рабочего времени, но в конце концов сдается и говорит менеджеру, что медвежат нет. Волки съели. Но пока ходил, он нашел зайцев, которые тоже ничего. Менеджер приложил свои коммуникативные качества, продал вместо медвежат зайцев. И снова кладовщик зайцев на электронном складе не нашел. И вписал в накладную медвежат.
И накопительный эффект такого сюжета не имеет границ вплоть до окончательного апокалипсиса – признания учетной программы недействительной.
Всем читающим лицам
Каким бы вы ни были строгим хозяином, по своему опыту могу сказать – «пересортица» в торговле неизбежна. И единственный способ вовремя это остановить – регулярные инвентаризации. Частота этого нудного, всеми нелюбимого процесса зависит от скорости движения ТМЦ. Понятно, чем выше скорость, тем чаще инвентаризации. На этот процесс очень сложно выделять ресурсы. Во-первых, это должна быть «отвечающая» сторона – те же кладовщик или продавец, во-вторых, проверяющая сторона – бухгалтер по ТМЦ, или кто угодно, вплоть до финансового директора. Можете представить, во что вам это обойдется. Кроме того, для качественной инвентаризации вам нужно остановить движение товаров по складу. И это хорошо, если у вас оптовый склад и существуют рождественские каникулы, а если это розница? Это будет самая большая статья затрат в проекте «инвентаризация».
У нас была в основном розница. Инвентаризировали по ночам все или по отделам, не останавливая движения (по принципу лучше так, чем никак). Испробовали множество вариантов. Главный подход – стоимость учета не должна превышать эффект от него.
Но есть вторая крайность. Пока наш директор долго считал, что учет дороже эффекта, сам учет как таковой прекратил свое существование. Его результатами в реальной жизни пользоваться стало нельзя.
Возможно, вы удивитесь, как же обстояли дела с воровством в такой «безучетной» компании? Ответ лежит не напрямую в финансовой плоскости. Никакой жесткий учет, система охраны, штрафов и контроля не заменит культуру командной работы. У нас как раз с этой стороной вопроса все было в порядке. Сотрудники очень тщательно подбирались, адаптировались и впитывались в честную среду обитания. Может быть просто везло. То, что везло – выявила первая абсолютная, тщательная инвентаризация. Пересортица была глобальной, но без вести пропавших недостач практически не было.
Если все-таки вспомнить, что все бизнес-понятия исчисляются деньгами, то нужно сказать, что содержание такой корпоративной культуры довольно дорого для компании, а начиная с какого-то ее размера становится невозможно.
Однако, «истина посередине». Выстраивая грамотный учет с правильными точками контроля, совершенно нельзя забывать о лояльной корпоративной культуре. Вспомните историю – самым непродуктивным был рабовладельческий строй.